Waarom goede werkwijzen niet vanzelf verspreiden

En waarom je organisatie blijft betalen voor dezelfde heruitvindingen

1) Een realistische situatie

Je kijkt naar twee teams die gelijkaardig werk doen.

In team A duurt een maandelijkse report één uur. Ze hebben een helder template, een herhaalbare workflow en een paar slimme shortcuts. In team B duurt hetzelfde report een halve dag. Ze copy-pasten data manueel, jagen inputs na en fixen formatting voor de finale versie.

Beide teams zijn capabel. Beide teams geven om kwaliteit. Toch blijft de betere manier van werken opgesloten in één team.

Als je vraagt waarom het niet verspreidt, hoor je zinnen zoals:

• “We wisten niet dat zij het zo deden.”

• “We zijn te druk om te veranderen.”

• “Bij ons is het anders.”

• “Dat hebben we ooit al eens geprobeerd.”

De ongemakkelijke waarheid is dat organisaties vaak genoeg goede praktijken hebben. Ze reizen alleen niet.

2) Het onderliggende patroon

Veel organisaties gaan ervan uit dat verbetering vanzelf verspreidt. Iemand vindt een betere manier, andere teams kopiëren die, en efficiëntie stijgt.

In de realiteit blijft leren meestal lokaal. Het blijft in pockets hangen door drie barrières:

Zichtbaarheid.

Goede praktijken zijn vaak onzichtbaar. Mensen roepen hun shortcuts niet rond. Ze lossen problemen stil op. Leiderschap ziet outputs, niet hoe het werk gebeurde.

Transferkost.

Een betere werkwijze adopteren kost moeite: templates aanpassen, een tool leren, gewoontes veranderen, afstemmen met collega’s. Zelfs als het beter is, is de switching cost nu en de opbrengst later. Drukke teams kiezen dus “niet nu.”

Context-excuses.

Teams geloven vaak dat hun werk uniek is. Soms klopt dat. Vaak niet. “Bij ons is het anders” wordt een handige reden om het saaie stuk niet te standaardiseren.

Dit creëert een voorspelbare dynamiek:

• High performers blijven lokaal optimaliseren

• Anderen blijven heruitvinden

• De organisatie wordt afhankelijk van persoonlijke workarounds

• Efficiëntie blijft ongelijk verdeeld

De ongemakkelijke waarheid is dat veel organisaties individuele heroics belonen meer dan gedeelde standaarden. Mensen krijgen waardering voor problemen oplossen, niet voor problemen minder waarschijnlijk maken.

3) Waarom klassieke fixes falen

Wanneer leiders inconsistentie zien, proberen ze het vaak op te lossen met brede initiatieven.

Fix 1: Meer training geven.

Training verhoogt awareness, maar verandert zelden dagelijkse workflows. Mensen gaan geïnspireerd naar buiten en komen terug in dezelfde frictie. Zonder integratie in echte taken wordt training een herinnering, geen gewoonte.

Fix 2: Een best-practice bibliotheek publiceren.

Bibliotheken zijn nuttig, maar worden vaak kerkhoven. Als vinden en toepassen moeite kost, doen drukke teams het niet. De beste content is content die verschijnt op het moment dat het werk gebeurt.

Fix 3: Alles standaardiseren.

Over-standaardisatie creëert weerstand. Het kan ook legitieme flexibiliteit kapot maken. Teams zien standaarden dan als bureaucratie en bouwen schaduwprocessen.

Fix 4: Mensen vragen om meer te delen.

Kennisdelingssessies helpen, maar zijn niet genoeg. Delen is niet hetzelfde als adoptie. Adoptie vraagt ownership, incentives en een mechanisme om een goed idee om te zetten naar een gedeelde werkwijze.

Het ongemakkelijke patroon is dat leren niet verspreidt omdat het systeem verspreiden niet makkelijk maakt.

4) Wat echt helpt

Als je wil dat betere werkwijzen verspreiden, moet je het benaderen als een ontwerpprobleem: frictie verlagen, risico verlagen en adoptie de default maken.

Maak goede praktijken zichtbaar via taakvergelijking.

De snelste manier om overdraagbare praktijken te vinden is vergelijken hoe verschillende mensen dezelfde taak doen. Geen abstracte gesprekken. Echte taken. Als je de verschillen ziet, wordt de betere aanpak zichtbaar en geloofwaardig.

Standaardiseer het saaie stuk, niet de expertise.

De meeste taken hebben een stabiele kern: inputs, templates, data extractie, formatting, approval stappen. Standaardiseer dat. Laat ruimte voor judgment en creativiteit waar het telt.

Creëer lichte “default workflows.”

Teams verzetten zich tegen zware processen. Ze accepteren defaults. Een default workflow is een aanbevolen pad dat makkelijk te adopteren is en makkelijk te verbeteren. Het is richting, geen rigide regel.

Bouw interne champions met een duidelijke job.

Champions mogen geen cheerleaders zijn. Ze moeten praktische vertalers zijn: een goede praktijk nemen, aanpassen naar een ander team en de eerste weken adoption ondersteunen. Succes meet je in adoptie, niet in enthousiasme.

Maak hergebruik makkelijker dan heruitvinden.

Als het template één klik ver is en de stappen duidelijk zijn, hergebruiken mensen. Als ze moeten zoeken, rondvragen en toegang vragen, heruitvinden ze. Veel leerproblemen zijn eigenlijk access en frictieproblemen.

Zorg voor een feedback loop die de standaard updatet.

Een gedeelde werkwijze mag niet bevriezen. De standaard moet evolueren op basis van echt gebruik. Anders haken teams af en bouwen ze hun eigen.

Gebruik AI om de switching cost te verlagen.

AI kan helpen templates draften, workflows samenvatten en stap-voor-stap guides maken. De beste rol is adoptie makkelijker maken, niet duidelijkheid vervangen.

5) Reflectievraag

Waar in je organisatie vertrouw je vandaag op persoonlijke workarounds in plaats van een gedeelde werkwijze?

6) En nu?

Als je snel wil zien of betere werkwijzen zich verspreiden of lokaal blijven, kan een korte Work Friction Pulse signalen geven rond learning en hergebruik, en helpen om één terugkerende taak te kiezen om daarna dieper te vergelijken.

Take the Friction Pulse